Khi Lập Hóa Đơn Điện Tử Cần Phải Có Những Nội Dung Gì?
Dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mới thanh lập, cần thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Vậy, trên hóa đơn điện tử cần có những nội dung gì?
Căn cứ pháp lý
Nghị định 123/2020/NĐ-CP
1. Những nội dung cần có trên hóa đơn điện tử
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ thì hóa đơn bao gồm những nội dung sau đây:
(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, gồm có:
- Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG, TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA;
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.
(2) Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;
(3) Số hóa đơn;
(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
(5) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
- Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
- Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
(6) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
(7) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
- Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
- Đối với hóa đơn điện tử:
+ Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
+ Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua.
(8) Thời điểm lập hóa đơn và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;
(9) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn;
(10) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
(11) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có);
(12) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;
(13) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn;
(14) Nội dung khác trên hóa đơn: doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.
|
STT |
Trường hợp |
Nội dung không nhất thiết phải có trên hóa đơn |
|
1 |
Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên. |
|
|
2 |
Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh |
Chữ ký số của người bán, người mua. |
|
3 |
Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh |
Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua. |
|
4 |
Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh |
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; - Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; - Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng. |
|
5 |
Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ; Lưu ý: Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá. |
- Chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã); - Tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. |
|
6 |
- Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử |
- Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn; - Thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán. |
|
7 |
- Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng |
Không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá. |
|
8 |
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: cần thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển. Cụ thể: tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng; tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán. - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: cần thể hiện các thông tin như hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Cụ thể: ghi số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa tổ chức, cá nhân; họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển (nếu có), địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng. |
|
|
9 |
Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế |
Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá. |
|
10 |
Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp |
Không nhất thiết phải có đơn giá. |
|
11 |
Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ |
Không nhất thiết phải có đơn vị tính; số lượng; đơn giá; phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên. |